Si comienzas a hacer home office o teletrabajo de seguro te enfrentas al reto de almacenar tus archivos en internet o la nube y sobre todo que lo almacenado puedas compartirlo con tu equipo de trabajo o tus clientes. Sigue leyendo que aquí te decimos por lo menos 4 herramientas gratuitas que te sacarán del apuro.
Veamos primero lo que es la «nube» o en inglés «cloud computing», algo así como «allá arriba» que en modo figurativo significa subir y bajar información, sin embargo puedes acceder a ella cuando lo necesites.
En computación se habla de la nube a un espacio virtual que existe en un servidor remoto al cual se puede acceder desde internet, en este espacio puedes depositar todo tipo de documentos y archivos, ya sea para ti o para compartir con otras personas.
Lo interesante de estas herramientas es que una vez que copias o guardas tus archivos en internet, son accesados por las personas que conozcan tu enlace. Tú decides si quieres compartirlos y a quién, con ciertos niveles de seguridad que puede ir desde usuarios en específico o si decides crear un enlace exclusivo para accederlos.
Veamos sus ventajas y desventajas para que decidas cuál emplear en tu día a día.
Contenido
1. Dropbox
Esta herramienta es de nuestras favoritas cuando estás acostumbrada(o) a tener tus archivos en tu computadora pero necesitas compartirlos con otras personas que no están cerca de ti, solo tendrás que copiar tus archivos a la carpeta Dropbox y en automático se suben a internet. Su versión gratuita ofrece 2 GB de almacenamiento.
Ventajas:
- Disponible las 24 horas.
- Comparte carpetas y archivos usando links.
- Mejor gestión de documentos laborales, puedes dejar una carpeta común en la que todos los miembros de tu equipo puedan visualizar los documentos en ella y sincronizarlos al momento de usarlos.
- Admite variedad de formatos (imágenes, música, videos, documentos) y sistemas (iOS, Android, Windows)
- Respaldo en todo momento, la información que guardes en esta herramienta digital siempre estará protegida.
Desventajas:
- No podrás trabajar con un archivo en tiempo real.
- Sincronización solo a través de My Dropbox, es decir, solo si guardas tus archivos en la carpeta que crea Dropbox podrán ser subidos a internet.
- Límite de almacenamiento en la versión gratuita a 2 GB.
2. Google Drive
Servicio que ofrece Google para todos, desde su modalidad gratuita con 15 GB de almacenamiento y las modalidades de paga con mayor capacidad de almacenamiento y servicios adicionales. Sin embargo si tus archivos en su mayoría son documentos, tardas un buen rato en acabarte el espacio.
Para comenzar a usarlo requieres tener una cuenta de Google abierta, así que solo ábrete una cuenta de correo de Gmail y listo.
Ventajas:
- Todos los colaboradores tienen acceso en cualquier momento y hora.
- Puedes cargar y descargar archivos e información en la red.
- Espacio de hasta 1 gigabit de todo tipo de ficheros.
- Traductor incluido con 53 idiomas.
- No dependes de una computadora, ya que todo lo tienes en tu cuenta de correo en internet.
- Tus colaboradores pueden modificar un archivo en tiempo real.
Desventajas:
- Las personas pueden ver las páginas que utilizas.
- El usuario no es seguro si no creas una buena contraseña para protegerlo.
- Si el documento tienen varios editores o colaboradores pudiera ser eliminados por uno de ellos.
- Es un poco complicado el entendimiento del programa por que tiene muchas funciones.
- Es obligatorio el uso de internet.
3. iCloud
Es el servicio de guardado en la nube que ofrece Apple en todos sus dispositivos (iPhone, iPad, iPod, Mac) por lo que si tienes alguno de estos dispositivos es probable que ya venga precargado para que solo lo actives.
Ventajas:
- Útil para compartir lo que se quiera y con quien se quiera o de sincronizar información en todos los dispositivos si tienes más de uno.
- Podrás descargar canciones desde tu ordenador y estas quedarán guardadas en iCloud para que posteriormente puedas escucharlas desde tu iPhone, iPad o iPod Touch.
- Al acceder ya contarás con 5 GB de espacio gratuitos, sin contar el almacenamiento de fotos, música y aplicaciones.
- Las principales funcionalidades de Apple ya han sido adaptadas de manera automática al servicio para que almacenar canciones, fotos y demás contenidos te resulte de lo más fácil.
Desventajas:
- Si bien iCloud intenta minimizar el uso de banda ancha, cargar un archivo al sistema depende de la velocidad de subida de la conexión, la cual en muchos casos suele ser problemática.
- No es que no nos fiemos de Apple, pero es que tampoco hay demasiadas cosas que no vayan a saber de nosotros: nuestro nombre, el número de las tarjetas de crédito
contraseñas, quiénes son nuestros amigos y familiares, los viajes que hagamos, etc. Con iCloud estaremos “regalando” toda esa información a Apple. - Si tienes una contraseña muy fácil de adivinar, es probable que accedan a tu cuenta con facilidad. Asegúrate de poner una contraseña difícil y acuérdate de ella.
4. OneDrive
Del gigante Microsoft, desarrollada para almacenar los archivos de su suite de Office para que goces de los beneficios de almacenarlos en la nube.
Para comenzar a usarlo solo requieres crear una cuenta de Hotmail u Outlook y listo.
Ventajas:
- Incorpora Office 365 para que puedas trabajar Word, Excel, Power Point y One Note desde cualquier lugar con el uso de una cuenta.
- Sincroniza tanto la computadora como los dispositivos móviles para tener disponibles los archivos en cualquier momento.
- Los archivos continuarán en tu cuenta online aún cuando extravíes tu teléfono.
- Ofrece opciones para compartir tus archivos ya sea con amigos, familiares, colaboradores o conocidos a distancia. Solo generas un enlace y lo compartes.
- Permite trabajar en grupo.
- Subida automática y garantía de durabilidad porque se quedarán almacenados para siempre.
Desventajas:
- Almacenamiento gratuito reducido, la versión gratuita te ofrece 5 GB de almacenamiento.
- Necesitarás internet al inicio para la configuración de la aplicación y para sincronizar los archivos.
- Una cuenta por usuario, por lo que si creas más de una estarás en posibilidad de que te la eliminen.
5. WeTransfer
Es una plataforma online diseñada para que puedas transferir gratuitamente diferentes tipos de archivos a otros usuarios de internet. Es un lujo en el intercambio de archivos pesados. Es fácil, rápido, gratis y sin registrarte.
Ventajas:
- Te ayuda a transferir archivos muy grandes (videos por ejemplo) sin necesidad de registrarse.
- No tienes que tener una cuenta para enviar ni para recibir archivos.
- Su versión gratuita te permite enviar archivos que no superen los 2 GB.
Desventajas:
- El almacenamiento es temporal por lo que deberás asegurarte que el destinatario lo descargue a tiempo o tendrás que volverlo a enviar.
- Solo puedes enviar hasta 2 GB en archivos.
Beneficios de almacenar en internet para una PyME
Aquí te damos algunos de ellos:
- Fácil de conseguir y usar. Guardar y acceder a los archivos en la nube es fácil y no requiere ninguna habilidad técnica para que cualquier miembro de tu equipo pueda usarlo sin ningún problema.
- Automatización. La mayoría de las aplicaciones que utilizan la nube se actualizan automáticamente, por lo tanto, no es necesario invertir en tecnología de la información para mantener actualizado su sistema de almacenamiento. Enfócate en lo que realmente importa, como desarrollar tu negocio.
- Accesibilidad. La nube proporciona acceso a la información desde cualquier lugar con internet a cualquier hora.
- Ahorro de dinero. Olvídate de comprar hardware costoso, simplemente emplea el almacenamiento a través de la nube y por tarifas de acceso temporales (si los planes gratuitos te quedan cortos). Este modelo es conocido como Software como servicio (SaaS) y plataforma como servicio (PaaS) que son opciones rentables y efectivas para MiPyMEs.
- Facilita la colaboración. Permite a tu equipo realizar actualizaciones en tiempo real y brinda una visibilidad completa a otros miembros de la compañía. Los involucrados pueden acceder, editar y compartir documentos en cualquier momento y lugar.
- Mejora la seguridad informática. Almacenar en la nube te brinda una mayor seguridad porque tus datos se almacenan en la nube. Incluso puedes eliminar remotamente tus datos si se llegara a extraviar una laptop o smartphone para evitar que la información relevante caiga en manos equivocadas.
En resumen, almacenar en internet o la nube puede ayudar a tu empresa a optimizar el almacenamiento y la seguridad de la información, pero también puede mejorar la forma en que tus trabajadores interactúan y la precisión a la hora de tomar decisiones.
¿Cuál herramienta emplearías para tu empresa? ¿Por qué?
