5 Herramientas para organizar el trabajo en equipo [Home Office]

¿En busca de alguna herramienta que te permita organizar el trabajo en equipo? ¿haces teletrabajo o home office con más personas? Te presentamos 5 de herramientas que podrían ayudarte a llevarlo a cabo mejorando la organización y productividad con tu equipo, en otras palabras, ahorrarte tiempo y avanzar más rápido.

 

1. Asana

De mis herramientas favoritas para gestionar tareas a nivel individual o grupal. Permite compartir, planificar, organizar, y seguir el progreso de las tareas en las que cada colaborador está trabajando.

Ventajas:

  • Intuitivo y fácil de usar.
  • Cuenta con un plan gratuito con el que puedes probarlo.
  • Conocer en tiempo real el estado de las tareas y los proyectos.
  • Está pensado para equipos, por lo que permite invitar a colaboradores y ver lo que están realizando en el proyecto.
  • Crear, asignar y comentar las tareas con facilidad, para saber en todo momento qué se está haciendo y quién lo está haciendo.
  • Te permite personalizarlo a tu gusto en las versiones de paga, que la básica va de 10.90 dólares al mes por usuario.
  • Cuenta con plantillas de checklist de cualquier tipo, o creas la tuya.
  • Programas tareas y recordatorios recurrentes ¡olvídate del email!
  • La función comentar permite hacer preguntas, recibir retroalimentación sobre el trabajo, recibir sugerencias, y más.
  • Si lo requieres, puedes sincronizarlo con Google Calendar para complementar tu agenda.
  • Sincronizado con Gmail, por si alguno de tus correos genera una nueva tarea o proyecto.
  • Subir archivos ilimitados para documentar las tareas y proyectos.
  • Todas las personas asignadas a un proyecto pueden consultar los archivos y documentos de un proyecto sin tener que solicitarlo por correo, por lo que agiliza el trabajo y la toma de decisiones.

Desventajas:

  • La curva de aprendizaje que debes aceptar para entenderlo, pero una vez comprendido, fluyes con tu equipo remoto.
  • No genera un gráfico tipo Gantt por si estás acostumbrado a verlo, pero si te permite asignar tiempos a cada tarea y visualizarlas en un calendario.
  • Requieres un plan de pago por usuario si deseas trabajar en equipo (lo vale!).

2. Trello

Una de las herramientas más versátiles que he visto, en la que que puedes organizarte de diversas maneras. Si aún no lo conoces, éste es un buen momento para conocer cómo funciona.

Rápidamente te digo que Trello funciona con tableros, espacios donde podemos trabajar junto con tu equipo en tareas de un proyecto (un tablero puede corresponder a un proyecto o tener varios tableros en áreas específicas de un proyecto). Cada tablero tiene listas (columnas verticales) y tarjetas dentro de ellas que pueden arrastrarse de lista en lista para representar su avance. Cada tarjeta puedes agregarle comentarios, checlist, información extra, archivos, entre otros.

Ventajas:

  • Es muy intuitivo, solo entiende lo que es un tablero, listas y tarjetas y en pocos minutos estarás moviéndote en Trello.
  • Es muy veloz.
  • Atajos del teclado. Una vez que los conoces tu productividad se dispara y tareas como buscar tableros, asignar tarjetas, filtrar por tags, etc con solo presionar una tecla.
  • Actualizaciones constantes. Una mirada a su blog nos muestra las nuevas integraciones o mejoras.
  • Integraciones con terceros. Conocidos como power ups para que puedas integrar otras funcionalidades a tu tablero.
  • Si de equipo de trata, puedes asignar una tarea a más de una persona.
  • Todas las personas asignadas a un tablero pueden consultar todo lo relacionado sin solicitarlo por correo, por lo que agiliza el trabajo.
  • Cuenta con videos tutoriales para facilitar su aprendizaje.

Desventajas:

  • Todo se organiza en tableros. Cuando los proyectos crecen, los tableros no se comunican. Por lo que una nueva tarea hay que pensar en qué tablero registrarla, ir a él y darla de alta.
  • No tiene etiquetas globales. En cada tablero debes definir específicamente tus etiquetas.
  • Trello es gratis si, pero en un escenario empresarial, siempre es más fácil la versión de paga donde cuentas con más funciones.
  • La curva de aprendizaje a asumir, aunque la aceleras si te acompañas de alguien que ya lo conoce.

3. Microsoft Teams

La plataforma unificada de comunicación y colaboración en la nube de Microsoft para trabajar en grupos que les proporciona chat o mensajería instantánea, reuniones en video, almacenamiento de archivos (incluída la colaboración de la auditoría de archivos) e integración de aplicaciones.  Algo así trabajando juntos Office 365 (Word, Excel, Power Point, OneNote, …), Skype, OneDrive, y más software de Microsoft.

Ventajas:

  • Acceso a las herramientas de comunicación (chat de mensajería instantánea).
  • Mayor productividad y colaboración.
  • Ayuda a centrarse en el trabajo.
  • Aumento de la transparencia.
  • Espacios de trabajo personalizables.
  • Integración con otras aplicaciones de Office 365.

Desventajas:

  • Asumir la curva de aprendizaje, necesaria para dominar la combinación de herramientas que pone a tu disposición.
  • No se permite la interacción con personas fuera de la organización.
  • Te casas con las herramientas de Microsoft, lo que representa asignar un presupuesto de tu organización para contratar las necesarias.

4. Loomio

Tomar buenas decisiones en su equipo no debería ser tan difícil. Con Loomio puedes tomar decisiones sin llenarte de correos electrónicos o reuniones.  Ayuda a los grupos con los procesos de toma de decisiones de manera conjunta. Lo usan empresas, familias, partidos políticos, ayuntamientos ¿por qué no tu empresa?

Loomio implementa los gestos de manos de Occupy pero permitiendo a los grupos interpretarlos como quieran. Los usuarios inician discusiones y realizan propuestas. Según va progresando la discusión, el grupo recibe una retroalimentación de propuestas a través de un gráfico circular.

Ventajas:

  • Es muy intuitivo.
  • Es software libre por lo que cuenta con una comunidad de desarrolladores en múltiples países.
  • Enfocado totalmente a la toma de decisiones en grupos.

Desventajas:

  • No hay plan gratuito. Su plan básico es de $10 dólares al mes por persona.

5. Doodle

Esta herramienta te permite organizar eventos personalizados sin complicaciones, es decir, Doodle es para ti si lo que necesitas para organizar tu evento es:

  • Poder proponer varias fechas y horas disponibles.
  • Que los invitados puedan votar varias opciones y añadir comentarios a dichas votaciones.
  • Permitir a los invitados ver fácilmente las opciones elegidas por el resto.
  • Cerrar fácilmente una hora final, según los resultados de la encuesta.

Aquí puedes encontrar más información de Doodle.

Ventajas:

  • Marca personalizada: puedes cambiar el logotipo de la página por el tuyo propio o el de tu empresa para que todos los miembros de tu equipo lo identifiquen.
  • Contactos al instante: la aplicación conecta a todos tus contactos y permite pedirles cualquier tipo de información.
  • Sin publicidad: navegar por la web y su organización se hace de forma limpia y sin anuncios para que ni los participantes ni tu os distraigáis.
  • Calendario: Doodle se sincroniza de forma automática con tu calendario para que no tengas que ir de un lado a otro.
    Personalización: la personalización de tu interface la puedes hacer de la manera que quieras para que visualmente sea mejor.

Desventajas:

  • No hay plan gratuito. Su plan Starter es de $4.49 dólares al mes pagando anualmente.

 

Beneficios de emplear software de gestión de equipos en la empresa

Por si aún estás dudando de emplear algún software para el trabajo en equipo vía internet, no importa si ahora trabajan en casa o están en las instalaciones de la empresa, éstos son solo algunos beneficios que obtendrá tu empresa:

  • Monitoreo integral de los equipos. Sin importar si son miembros internos o externos de la organización, podrás monitorear a todos los colaboradores involucrados en tiempo real. Lo que significa un aumento en productividad y una comunicación rápida para evaluar, ajustar y mejorar al presentarse nuevas necesidades o alteraciones en lo planeado.
  • Control total de la información. El software permitirá el almacenamiento de datos y de esta forma el sistema puedes garantizar el control total de la información. Como resultado, te permitirá hacer una mejor planificación y planes de acción más asertivos.
  • Personalización de la atención. Al contar con el control total de la información, puedes proporcionar una atención personalizada a cada miembro del equipo y éstos a sus clientes. De esta forma, la empresa gana en calidad, aumentando las posibilidades de satisfacer al consumidor de forma más personalizada.
  • Eficacia en la comunicación. Empleando estos sistemas, la comunicación se centraliza por lo que se evitan los ruidos de comunicación al estar en contacto directo y sin triangulaciones. Las ganancias en eficiencia son enormes si los equipos están comunicados y en sincronía con la gestión del negocio.
  • Resultados garantizados para la empresa. Al emplear software de gestión de equipos, los resultados del negocio se optimizan. Por lo que es posible garantizar más productividad y asertividad en cada acción gestionada. Con esta tecnología es posible garantizar información de calidad en tiempo real. Por lo que es indispensable si trabajan en equipo y en varios proyectos a la vez.

 

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